ویژگی های مدیریت پروژه

مدیریت پروژه زبان مشترک ایجاد می کند.

  • روشن ساختن این موضوع حائز اهمیت است که مدیریت و کنترل پروژه یک وسیله مچ گیری و کیفری از پیمانکاران نیست و وسیله ای برای کمک است نه اسلحه ای برای حمله به دیگران. ذینفعان یا افراد درگیر در پروژه دارای تخصصها، پستها، و ایده ای متفاوت هستند بنابراین نیازمند زبان مشترکی هستند تا بوسیله آن نیازها و خواسته هایشان را بطور شفاف بیان نموده و تلاش در جهت تامین این نیازها را اندازه گیری کنند. این زبان مشترک مدیریت پروژه است. بسیاری از اوقات پیمانکاران به خوبی به تعهدات خود عمل می نمایند. اما به دنبال وسیله ای هستند تا زحماتشان را برای کارفرما مانیتور نموده و نمایش دهند، این وسیله یا زبان مشترک همان مدیریت و کنترل پروژه است.

مدیریت پروژه وسیله مستند سازی تجربیات است.

  • لازمه عدم تکرار اشتباهات و الگو برداری از هدایت موفق پروژه ها ، مستند سازی پروژه است . که با پیاده سازی مدیریت پروژه تحقق می یابد .

بکارگیری تکنیکهای مدیریت پروژه باعث مستندسازی(documentation) پروژه می شود.فاز ساخت بسیاری از پروژه های بزرگ ممکن است بیش از۱۰سال به طول بیانجامد،در این صورت عمر مدیر پروژه و افراد تیم پروژه کفاف می دهد که فقط در یک یا حداکثر۲ پروژه شرکت کنند.

تجربیات این افراد برای اجرای موفقیت آمیز پروژه های مشابه بعدی بسیار ارزشمند است،ولی اغلب سیستم مستندسازی وجود ندارد تا تجربیات این افراد را مستند (document)کند.به همین خاطر ممکن است در پروژه های بعدی اشتباهات تکرار شوند.برخی از این اشتباهات مثل خرید منابع مصرفی نامناسب که قابل مرجوع شدن نیستنذ،ممکن است میلیونها دلار هزینه در بر داشته باشد.

اینگونه اشتباهات مخصوصا در کشور ما که عمر مدیران نیز کوتاه است ،حتی با عوض شدن یک مدیر پروژه یا مدیر پشتیبانی  و تکرار برخی عملکردهای نادرست مدیران قبلی بکرات اتفاق می افتد.به قول فروید(دانشمند روانشناس):اگر شما مرتکب اشتباهی شوید از کسی که آن اشتباه را تجربه نکرده جلوترید،اگر مجددا مرتکب همان اشتباه شوید از عالم انسانیت به دور هستید.همچنین از عملکردهای مناسب باید درس گرفت و اینگونه عملکردها را الگوبرداری(benchmarking)کرد.

همانطور که در شکل نشان داده شده است،برای انجام موفق یک پروژه بطورکلی۳حوزه مختلف از دانش عنوان شده،لازم به نظر میرسد.بیضی سمت راست ، دانش تخصصی در حوزه پروژه مربوطه(برای مثال سدسازی)است.و بیضی سمت چپ،مهارتها و دانش عمومی مدیریت است که برای پیشبرد اهداف پروژه لازم می باشد.بیضی خاکستری آن بخش از دانش مدیریت پروژه است که در عمل بکار گرفته می شود که البته اگر شکل،واقعی تر ترسیم شود مساحت بیضی خاکستری بسیار کوچکتر از مساحت بیضی محیط شده برآن(یعنی دانش مدیریت پروژه)است که نشان دهنده پتانسیل بالا برای استفاده ازدانش مدیریت پروژه می باشد.

km

نکته جالب اینکه در سالهای قبل از دهه۱۹۸۰ اهمیت دو دانشی که در چپ و راست نشان داده شده بیشتر بود ،اما اگرچه تمام علوم در حال گسترش یافتن هستند ولی اهمیت دانش مدیریت پروژه در برنامه ریزی و اجرای موفقیت آمیز پروژه ها،در سالهای اخیر برای مدیران به اثبات رسیده و توجه بیشتری را به خود جلب کرده و سرعت گستردگی آن شدت بیشتری یافته بطوریکه اثر دو دانش اشاره شده را تحت الشعاع قرار داده است.این تاثیر ازآن جهت است که اگر کارها مستند شود،برای هدایت پروژه مشابه بعدی به افراد متخصص کمتری نیاز بوده و با سرعت بهتری می توان کار را دنبال کرد.علت اینکه امروزه اکثر افراد عادی قادر به هدایت پروژه های ساختمان سازی در سطح کشور هستند این است که کارهای ساختمان سازی برای بسیاری از افراد جامعه روتین و مشخص می باشد.این بدان معناست که مستندات آن در ذهن افراد زیادی وجود داشته و دستیابی به آنها آسان شده است.به همین خاطر مشاهده می گردد که حتی یک پزشک در هدایت یک پروژه ساختمانی نسبتا موفق عمل می کند. حال اگر تکنیکهای مدیریت پروژه در مورد پروژه پیچیده که تخصصهای زیادی نیاز دارد پیاده شود، سبب مستندسازی آن پروژه شده و همانطور که در نمودار ۱-۵ آمده در دستیابی به مستندات سایر دانشها برای برنامه ریزی و کنترل پروژه های مشابه بعدی کمک می کند.

نکته:لازمه عدم تکرار اشتباهات و الگوبرداری از هدایت موفق پروژه ها،مستندسازی پروژه است.که با پیاده سازی مدیریت پروژه تحقق می یابد.