ویژگی های پروژه

هر پروژه دارای ۱۳ ویژگی اصلی به شرح زیر است:

۱-        پروژه یک کار منحصر بفرد،جدید و غیر تکراری است.

۲-        پروژه برای تحقق یک نتیجه عینی انجام می شود که بعد از اتمام پروژه این نتیجه در قالب یک محصول، ارائه خدمت یا تعهد باید بطور مشهود قابل تحویل باشد.

۳-        پروژه موقتی است، یک نقطه شروع و پایان مشخص داشته و زمان آن نامحدود نیست.

۴-        برای تحقق این نتیجه باید بتوان پروژه را به بسته های کاری مشخص غیرتکراری و گسسته ای تقسیم کردکه هر یک از آنها دارای زمان محدودی بوده و روابط و وابستگی خاصی بین آنها حاکم است.

۵-        هر یک از این بسته های کاری یا فعالیت ها نیازمند منابع کاری و مصرفی مختلفی هستند.

۶-        بودجه آن محدود و قابل پیش بینی است و باید یک حمایت کننده مالی داشته باشد.

۷-        پروژه باید برنامه ریزی منعطف داشته باشد و کلیه ی ریسک های احتمالی را در نظر بگیرد.(۱)

۸-        دارای سیستم

۹-        دارای محدودیت

۱۰-      دارای چرخه حیات

۱۱-      عدم قطعیت :زمان بندی پروژه همواره با تخمین است

۱۲-   نتایج انجام یک پروژه منحصر بفرد است.

۱۳-   بهبود مستمر و توسعه تکمیلی

۱-        پروژه یک کار منحصر بفرد،جدید و غیر تکراری است.

هنگام دسته بندی روش های برنامه ریزی تولید اگر کار دارای ویژگی منحصر به فرد بودن باشد آن را پروژه نامیده و از روش های برنامه ریزی و کنترل پروژه برای برنامه ریزی آن استفاده می شود. اگر کار بصورت متناوب انجام شود آنرا یک فرآیند تجاری یا تولیدی نامیده و از روش های برنامه ریزی تولید برای برنامه ریزی و مدلسازی آن استفاده می شود.

پروژه‌ها با متولیان ،‌ طراحان ، موقعیتهای زمانی ، مکانی ، مجریان و سایر مشخصه‌های گوناگون و متفاوت از یکدیگر ، اجرا می‌شوند لذا حتی وجوه اشتراک پروژه‌ها از برخی جهات و یا حتی همه موارد برشمرده شده نیز نمی‌تواند یکتایی آنها را منتفی نماید.

از مشکلات یک کار منحصر بفرد این است که تا کنون کسی دقیقا عین آنرا به انجام نرسانده است.

ویژگی های کارهای منحصر بفرد به قرار زیر است:

۱-        فعالیت های مورد نیاز پروژه بطور کامل و تفصیلی شناخته شده نیستند.

۲-        فعالیت های پروژه برای متخصصان نیز علی رغم اینکه قبلا ممکن است کارهای مشابهی را انجام داده باشند، جدید وتازه است.

۳-        فردی که به عنوان مدیر یا متخصص یک پروژه در شرکتی مشغول به کار است نمی تواند از فعالیت های انجام شده در پروژه های آن شرکت بطور کامل کپی برداری نموده و عینا آنها را در جای دیگری اجرا نماید. زیرا او با افراد و محیط متفاوت مواجه خواهد شد.

۲-        پروژه برای تحقق یک نتیجه عینی انجام می شود که بعد از اتمام پروژه این نتییجه در قالب یک محصول، ارائه خدمت یا تعهد باید بطور مشهود قابل تحویل باشد.

نتیجه یک پروژه باید بصورت یک یا چند قلم قابل تحویل مشهود باشد.دربعضی مواقع نام پروژه به اشتباه با هدف آن بیان می گردد. در مورد پروژه های عمرانی تعریف اقلام قابل تحویل به راحتی امکان پذیر است اما در مورد برخی پروژه ها مثل پروژه های خدماتی و تحقیقاتی اینطور نیست. برای مثال در پروژه ی طراحی کارخانه قلم یا اقلام قابل تحویل نهایی پروژه مشهود نیستو به عبارت دیگر طراحی یک کارخانه فقط یک هدف بوده و یک قلم تحویل شدنی نیست، بنابراین باید درقالب یک تحویل شدنی تعریف گردد. این تحویل شدنی میتواند گزارش طراحی تفصیلی کارخانه باشد که شامل نقشه ها، نمودارها و غیره بوده که بصورت دفترچه یا فایل کامپیوتری، تحویل کارفرما گردد.بنابراین در انتخاب پروژه باید دقت شود که این نام براساس قلم نهایی قابل تحویل تعریف شود و نه براساس هدف یا اهداف شعارگونه پروژه.

۳-        پروژه موقتی است، یک نقطه شروع و پایان مشخص داشته و زمان آن نامحدود نیست.

به کاری پروژه اطلاق می شود که از نقطه زمانی قابل تعریفی شروع شده و در نقطه زمانی خاصی پایان پذیرد. پروژه ممکن است، ۶ماه، یک یا ۱۰ سال طول بکشد ولی بالاخره به پایان می رسد. بنابراین فرآیند ساخت یک سد پروژه است اما بهره برداری ازآن پروژه نیست زیرا علاوه بر تکراری بودن، پایانی ندارد.

هر پروژه در زمان مشخصی آغاز و خاتمه می‌یابد ؛ پروژه زمانی خاتمه‌ می‌یابد که به اهداف (از پیش تعیین‌شده) نایل شده باشد و یا هنگامیکه مشخص شود اهداف پروژه قابل حصول نبوده و می‌بایستی پروژه خاتمه یابد . اجرای موقتی پروژه‌ها ، نه تنها لزوما به معنی دوره کوتاه انجام آنها نیست بلکه بسیاری از پروژه‌ها در طی سالیان طولانی به نتیجه می‌رسد ، اما به هر حال زمان اجرای هیچ پروژه‌ای نامحدود نبوده و اجمالا پروژه یک تلاش مداوم نیست . محصولات و خدمات منتج از اجرای پروژه‌ها برخلاف دوره اجرای آنها عموما موقتی نیستند .

۴-        برای تحقق این نتیجه باید بتوان پروژه را به بسته های کاری مشخص غیرتکراری و گسسته ای تقسیم کرد که هر یک از آنها دارای زمان محدودی بوده و روابط و وابستگی خاصی بین آنها حاکم است.

قلم نهایی هر پروژه باید قابل شکستن به بسته های کاری کوچکتری باشد که هر یک از این بسته های کاری نیز لازم است ماهیت پروژه را دارا باشند. برای مثال پروژه ی گزارش طراحی تفصیلی کارخانه می تواند به بسته های کاری گزارش بازار، گزارش فنی، گزارش مالی شکسته شود. باز هر یک از این بسته های کاری در سطح بعدی قابل شکسته شدن به بسته های کاری با تحویل شدنی های کوچک تری هستند .

فرآیند پیوسته تولید انبوه نوشابه چون قابل تقسیم به اجزای گسسته مجزا از هم نیست نمی توان آنرا پروژه نامید.

نکته: اگر پروژه قابل شکستن به بسته های کاری قابل تحویل ریزتر نباشد، نمی توان آنرا به کمک تکنیک های مدیریت پروژه برنامه ریزی نمود.

۵-        هر یک از این بسته های کاری یا فعالیت ها نیازمند منابع کاری و مصرفی مختلفی هستند.

منابع (Resources) به طور کلی به دو دسته منابع کاری (Working or Labor) که به آنها منابع تجدید پذیر (Renewable Resources) نیز می گویند. و منابع مصرفی یا منابع تجدید ناپذیر (Non-Renewable Resources)

تقسیم می شوند. منابع کاری شامل نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات می باشند که به هر فعالیت تعداد مشخصی تخصیص می یابد. یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه، مدیریت هر دو نوع منابع مخصوصا منابع کاری است.

۶-        بودجه پروژه محدود و قابل پیش بینی است و باید یک حمایت کننده مالی داشته باشد.

بودجه پروژه از طریق جمع بودجه مورد نیاز برای هر یک از تحویل شدنی ها قابل پیش بینی و محاسبه می باشد. بخش عمده این هزینه ها معمولا مربوط به منابع کاری و مصرفی تخصیص یافته به فعالیت ها می باشد. برای تامین این هزینه ها وجود یک حمایت کننده مالی ضروری است.

۷-        پروژه باید برنامه ریزی منعطف داشته باشد و کلیه ی ریسک های احتمالی را در نظر بگیرد.

در حین انجام پروژه باید تاخیرات احتمالی که ناشی از ریسک های احتمالی است در نظر گرفته باشد. به عبارتی برنامه پروژه باید دارای انعطاف باشد. باید بصورتی زمان شروع و پایان پروژه منظور گردد که تاخیرات مجاز مدنظر باشد و پروژه در زمان مقرر به پایان برسد.

۸-        دارای سیستم:

همانطوریکه یک سیستم مجموعه ای از اجزای مرتبط به هم برای رسیدن به یک هدف فعالیت می کنند؛ پروژه نیز دارای زیر سیستم هایی شامل برنامه ریزی و طرح پروژه، اجرای پروژه وکنترل پروژه به منظور دستیابی به اهداف پروژه است و مدیریت پروژه در کلیه زیر سیستم ها به صورت مستقیم و غیر مستقیم حاکم است.

۹-        دارای محدودیت :

هر پروژه بوسیله ۳ هدف یا محدودیت ، مجدود می گردد. این اهداف شامل: هدف محدوده( بمعنی وسعت پروژه و اقلام قابل تحول که پروژه سعی در تکمیل آنها دارد.) ،هدف زمانی، هدف هزینه. اهداف به یکدیگر وابسته اند مثلا اگر محدوده گسترش پیدا کند، زمان و هزینه نیز بمنظور تکمیل آن افزایش پیدا می کند.

۱۰-      دارای چرخه حیات است:

چرخه حیات پروژه نمایانگر مراحل اصلی و قدم‌های عمده در اجرای پروژه از شروع تا خاتمه آن می‌باشد.

در مراحل اولیه چرخه حیات پروژه، میزان هزینه و احتمال موفقیت و حصول کامل به نتایج از پیش تعیین شده کمتر می باشد اما به مرور پیشرفت کار پروژه افزایش پیدا می کند.(۲)

۱۱-      عدم قطعیت :زمان بندی پروژه همواره با تخمین است؛ بدین معنی که همیشه فعالیت ها در زمانی که برای آنها در مرحله برنامه ریزی در نظر گرفته شده، انجام نمی شوند بلکه ممکن است دیرتر یا زودتر از زمان بودجه بندی شده، صورت بگیرند؛ اما باید مجریان پروژه کلیه تلاش خود را برای تحقق هدف پروژه در زمان معین اختمام پروژه داشته باشند.

۱۲-      نتایج انجام یک پروژه منحصر بفرد است:

همانطور که در ویژگی اول ذکر گردید، پروژه یک کار منحصر بفرد،جدید و غیر تکراری است. فعالیت های پروژه برای متخصصان نیز با وجود اینکه قبلا ممکن است کارهای مشابهی را انجام داده باشند، جدید وتازه است.حتی اگر دو پروژه مشابه باشند ، هر پروژه نتیجه منحصر بفرد دارد.

۱۳- بهبود مستمر و توسعه تکمیلی:

این ویژگی بیانگر این است ، همانطور که روند پروژه محقق میشود، این روند؛ توسعه و تکمیل می یابد. مشخصه های محصول پروژه باید با توجه به محدوده پروژه بهبود و توسعه یابد.لازم بذکر است، تکمیل و بهبود پروژه نباید در محدوده پروژه تغییر ایجاد کند.


مراجع:

۱– مقدمه ای بر مدیریت پروژه،از سایت www.prozheha.ir

۲- ملک محمد صباغی، مدیریت و کنترل پروژه از سایت http://cpm.blogfa.com