۶ عنصر اصلی پروژه عبارتند از:
۱- زمان: پروژه باید طوری برنامه ریزی گردد که در زمان مقرر به هدف تعریف شده برسد .
۲- منابع: برنامه پروژه باید بگونه ای باشد تا منابع به درستی به فعالیت ها تخصیص داده شوند.
۳- هزینه: هزینه های پروژه در فرآیند برنامه ریزی برآورد می شوند و سپس فعالیت ها بودجه بندی می گردند.
۴- ریسک: ریسک های احتمالی پروژه باید پیش بینی شوند برنامه ریزی براساس آنها صورت بگیرد و پروژه خوش بینانه انجام نگیرد تا در صورت بروز مشکل بنوان آن را مدیریت کرد.
۵- محدوده: فعالیت ها و فرآیندهایی که درجهت تحویل محصول با ویژگی ها و وظایف تعیین شده آن انجام شود.
۶- کیفیت: معیارهای تعیین شده پروژه که باید نتیجه پروژه با اهداف پروژه مطابقت داشته باشد.
بطورکلی در پروژه ها یکی از سه سناریو زیر طبق عناصر ذکر شده در فوق دنبال می شود:
سناریو یک:برنامه ریزی زمان. در بسیاری از پروژه ها،مخصوصا پروژه هایی که در کشورمان انجام می شود متاسفانه مدیران فقط علاقه مند به داشتن یک برنامه زمانبندی هستند و تلاشی برای برنامه ریزی دو عنصر منابع و هزینه نمی کنند. دلیل این بی علاقگی شاید این است که چون بیشتر کارها بصورت خارج از شرکت(out source) به پیمانکاران محول میشود، احساس می کنند که نیازی به جزییات برنامه تخصیص منابع و هزینه نیست، در حالی که ملزم کردن پیمانکار به داشتن برنامه جامعی که شامل هرسه عنصر باشد،اطمینان از اجرای درست کار را به همراه خواهد داشت.
سناریو دو: برنامه ریزی زمان و منابع. در این سناریو علاوه بر برنامه ریزی زمان به برنامه ریزی تخصیص منابع کاری و مصرفی نیز پرداخته می شود.برنامه ریزی تخصیص منابع برای شرکت های پیمانکاری نه تنها زیان مشترک ایجاد میکند ،بلکه منجر به استفاده موثر از منابع و افزایش ضریب اشتغال منابع در دسترس آنان می گردد.
سناریو سه:برنامه ریزی زمان، منابع و هزینه. در این سناریو پیش بینی و برنامه ریزی هزینه نیز به دو عنصر دیگر اضافه می شود. برنامه ریزی هزینه قبل از اجرای پروژه و بر اساس روش دقیق هزینه بر مبنای فعالیت(activity-based costing) صورت می گیرد. بنابراین با کار حسابداری فرق داشته و از اهمیت ویژه ای در تکمیل موفقیت آمیز پروژه برخوردار است. زیرا بسیاری از اسپانسرها و کارفرمایان با برآورد سرانگشتی و خوشبینانه از هزینه یک پروژه، آن را شروع نموده ولی دیری نمی پاید که پروژه با کمبود بودجه مواجه شده و متوقف می شود.
نکته: همانطورکه مدیریت کیفیت امروزی، توجه خود را به پروسه تولید تا محصول نهایی معطوف داشته، در مدیریت پروژه نیز توجه به برنامه زمانبندی کفایت نکرده و داشتن یک برنامه جامع نظیر سناریو سه تضمین کننده اجرایی بودن برنامه تهیه شده است.
